Le Mémento : démarches avant et durant le séjour

  • Conservez et archivez impérativement tous les messages adressés par notre Service : ces messages sont datés et contiennent les démarches à suivre durant votre séjour
  • Munissez-vous des coordonnées de vos enseignants et des autres contacts utiles durant votre séjour
  • Communiquez, à notre service, vos coordonnées à l’étranger dès que possible (pensez à l'inscription consulaire voir ci-dessous)
  • Pensez à faire retirer et déposer la fiche pédagogique auprès de votre département d’études (pour les étudiants de Lettres et Sciences Humaines)
  • Conservez une copie de tous les documents que vous envoyez ;

AVANT LE DEPART


1. Se réinscrire à l’université de Provence AVANT le départ
(si départ avant le 1er septembre) à la Division de l'Etudiant
> Remettre ou déposer impérativement une copie (complète) de votre nouvelle attestation d’inscription (et non la carte moneo) délivrée par la Division de l'Etudiant à la D.R.I début Juillet au plus tard (départ au 1er semestre ou annuel ) ou avant le 10 octobre (départ au 2e semestre).

2. Souscrire une assurance voyage, rapatriement international et responsabilité civile valable pour la durée de votre séjour dans le pays d’accueil (à ne pas confondre avec l’assurance médicale)
>  Remettre ou déposer impérativement une copie de cette police d’assurance à la D.R.I début Juillet au plus tard

3. Pour les étudiants Ressortissants français se rendant au Québec : faire viser par la CPAM* des Bouches-du-Rhône le formulaire de sécurité sociale SE 401 Q106. Ce formulaire sera automatiqument envoyé aux étudiants ayant déposé leur attestation de réinscription à l'université de Provence dans les délais (*CPAM - Relations Internationales muni de votre nouvelle carte étudiant ou le cas échéant d’un justificatif d’affiliation à un autre régime. (Rappel : les étudiants non ressortissants français devront s'aquitter de l'assurance québécoise (RAMQ) sur place lors de l'inscription dans l'établissement québecois).
Caisse Primaire Centrale des Bouches-du-Rhône - Relations Internationales – 23, rue Mathieu Stilatti - 13301 Marseille Cedex 3 - 2e étage – accueil de 7h30 à 16h – Tél. : 04.91.11.50.70

4. Retirer le dossier de demande d’aide à la mobilité pour les étudiants éligibles – lors de la réunion Pré départ et dans tous les cas avant le 05 Juillet

5. Se constituer un carnet d’adresses et de contacts (secrétariat, enseignants, CROUS, etc)

 

COURANT OCTOBRE


1. Retirer la fiche pédagogique
et la déposer avant fin octobre (pour les Lettres et Sciences Humaines exclusivement) auprès de votre département d’études, retirer et déposer la Fiche pédagogique une fois complétée des codes de cours et d’enseignements optionnels que vous êtes supposé suivre à l’Université de Provence. Veuillez noter sur votre fiche la mention "Echange international" en précisant la durée de l'échange (S1, S2 ou Année).


A L’ARRIVEE DANS LE PAYS D’ACCUEIL ET DURANT LE SEJOUR


1. Confirmez votre arrivée et transmettre vos coordonnées à l’étranger à notre Service à partir du 10 septembre

2. Faire viser l’attestation A d'Arrivée dans le pays d'accueil par l’université d’accueil dès votre arrivée et au plus tard dix jours ouvrés après le début des cours et l’envoyer selon les modalités indiquées avant votre départ

4. Entreprendre l'inscription consulaire
Lors de votre séjour à l’étranger, il vous est vivement recommandé de vous inscrire au registre des Français établis hors de France et de solliciter une carte consulaire. Inscription consulaire.

3. Transmettre votre Modification de contrat ou Contrat de mobilité LEA éventuel selon les modalités AU PLUS TARD 2 semaines après le début des cours du 1er semestre (si séjour au 1er semestre) ou 2 semaines après le début des cours du 2e semestre (si séjour au 2e semestre ou Année).

La Modification de contrat doit automatiquement "transiter" par la Division des Relations Internationales et NE PAS être envoyée DIRECTEMENT à l'enseignant. Aucune modification de contrat envoyée directement à l'enseignant ne sera considérée par la D.R.I.

Etape 1. L'étudiant communique à l'enseignant responsable par e-mail exclusivement (et NON sur le document "Modification"), les modifications envisagées pour accord de l'enseignant ;

Si cette modification concerne TOUTE la période d'échange :
Etape 2. L'étudiant complète LISIBLEMENT (à l'encre) les titres et codes de cours ainsi que le nombre de crédits dans les deux colonnes et transmet à NOTRE SERVICE - par copie scannée à "dri.international@univ-provence.fr" SANS COPIE à l'enseignant - le document "Modification de contrat" ou le "Contrat de mobilité LEA" pour les étudiants LEA ;
La "Modification de Contrat" doit être accompagnée de l'ancien contrat (que l'étudiant doit avoir conservé).

Si cette modification ne concerne qu'un seul semestre sur les deux, l'étudiant conserve la réponse de l'enseignant et n'ENVOIE PAS de "Modification de contrat" pour l'instant.

Une fois le programme connu et DEFINITIF pour les DEUX semestres, l'étudiant entreprend l'Etape 1 puis l'Etape 2.

A NOTER :
1. Aucune modification de contrat transmise sur papier libre, dans un e-mail ou sur un document non fourni par notre service ne sera considérée.
2.Une SEULE Modification de contrat ou "Contrat de mobilité LEA" (pour les LEA) doit être complétée par étudiant et par période d'échange.
3. La DRI n'a pas à être en copie de vos échanges d'e-mails avec vos enseignants.
4. Il n'est pas nécessaire d'envoyer d'original.

Les Modifications de Contrat doivent être transmises dans un délai de DEUX semaines au plus tard à compter du début des cours (du 2e semestre si séjour annuel ou au 2e semeste).
Pour les séjours annuels et au 2e semestre, dans tous les cas, toutes les modifications doivent être adressées à notre service le 1er mars au plus tard.

 

AVANT VOTRE DEPART DU PAYS D’ACCUEIL

1. Faire viser l’Attestation B de "Départ de l’université d’accueil" à la fin des examens et l’envoyer avec le rapport de fin de séjour.

2. Relevé de notes délivré par l'université d'accueil
Il est de votre responsabilité de faire une demande de relevé de notes à votre Université d'accueil et d'en transmettre, une copie à notre service AINSI qu'à votre Responsable pédagogique. Il est recommandé de conserver l'original de ce relevé pour la poursuite de vos études.

Attention : il n’existe pas d’échelle de conversion de notes officielle et fixe : l’enseignant responsable est souverain pour la validation des notes. Une fois la conversion assurée, l'enseignant transmet les notes au sécrétariat pédagogique ou au service Scolarité (Service de l'Etudiant) pour leur saisie dans Apogée. La saisie des notes est soumise à des délais : ne soyez donc pas inquiét si vous recevez un relevé de notes avec la mention "défaillant" lors de la 1re session. Cela signifie que le relevé de notes de l'université étrangère a été envoyé trop tard pour la saisie de la session 1. Le relevé de notes sera rectifié pour la 2e session. Veuillez informer votre secrétariat pédagogique si vous constatez une anomalie.

 
A noter : cette année d’études à l’étranger ne vous dispense pas d’accomplir toutes les démarches que vous devez ou auriez dû accomplir si vous aviez poursuivi votre cursus en France (demande de bourses ou logement CROUS pour l’année suivante, retrait de dossier, inscription en Master, Ecoles, etc.).

En aucun cas, la Division des Relations ne peut être un intermédiaire pour l’accomplissement de ces démarches.

 



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